Cómo evitar vicios con el e-mail

El correo electrónico hoy forma parte de la vida cotidiana de la mayoría de las personas y es una herramienta de trabajo indispensable.

No cabe dudas de que es un medio muy eficiente para mejorar la productividad, si se lo compara con medios anteriores. Sin embargo, es muy frecuente el mal uso del mail y da lugar a vicios que si se corrigen nos permiten comunicarnos y trabajar mejor.

En el blog Lifehack, el autor Curtis McHale publicó un post titulado “4 ways your email use hurts your productivity”. Estas cuatro maneras de perjudicar la productividad son:

 1 .No es un administrador u organizador de tareas. No es un lugar en el que juntamos cosas para hacer. Si hay algo en el mail con lo que se debe tomar acción, entonces lo mejor es registrarlo en una lista de tareas.

2. No es un archivador. No utilice el mail como repositorio de materiales. Utilice aplicaciones específicas como Evernote, o cópielos a su disco en carpetas organizadas según criterios adecuados.

3. No es un teléfono. La asincronía del mail nos permite escribir y leer las respuestas cuando queremos, pero en muchos casos, se producen idas y vueltas de mails que se parecen más a conversaciones telefónicas diferidas que a un intercambio de mensajes. En esos casos, levante el teléfono y haga la llamada.

4. No es un medio para buscar consensos. El mail no es bueno cuando se pregunta mucho pero se sugiere poca acción. En caso de convocar a una reunión, lo mejor es sugerir un día y una fecha, o quizás dos opciones, pero no preguntar “¿Cuándo pueden ustedes?”. 

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